Managed Document Services von Xerox und e-dox sorgen für reibungslose Patientenprozesse

Das Klinikum Ernst von Bergmann führt digitale Patientenakten ein und verschlankt dokumentenbezogene Prozesse.

 

Neuss, 21. Dezember 2016 – Annähernd 2.000 Geburten, 48.000 Notaufnahmepatienten und rund 40.000 stationäre Patienten verzeichnet das Potsdamer Klinikum Ernst von Bergmann jährlich in seinen 29 Kliniken und Fachbereichen, damit zählt es zu den größten Kliniken in Berlin und Brandenburg. Die Diagnostik- und Therapieinformationen aller Patienten werden in Krankenhäusern genau dokumentiert. Zudem gibt es Befunde und weitere Daten von niedergelassenen Ärzten oder Labordienstleistern zu jedem Patienten. Diese lagen bisher hauptsächlich in Form von Papierakten vor. Für den Druck stand eine über viele Jahre gewachsene, heterogene Druckinfrastruktur zur Verfügung. Sie umfasste neben zehn Print-Servern über 1.000 Multifunktionsdrucksysteme und Drucker verschiedenster Hersteller.

 

Visionäre Lösung überzeugte Klinikum

Mit der Einführung der digitalen Krankenakte mussten sämtliche Prozesse und ein Teil der Infrastruktur verändert werden. Dies betraf auch das Outputmanagement. Einerseits wollte das Klinikum die aufwendigen Prozesse rund um Verfügbarkeit und Archivierung von Patienteninformationen optimieren. Andererseits sollte die Verwaltung der Drucksysteme einschließlich Bereitstellung, Reparaturen, Wartungszyklen und Verbrauchsmaterialien massiv erleichtert werden. Das Klinikum hat sich daher für die Einführung einer Managed Document Services-Lösung (MDS) entschieden. Unter den fünf Anbietern, die ihre Lösungsvorschläge präsentierten, fiel die Entscheidung schnell auf Xerox und den Berliner Xerox Partner e-dox GmbH. Eine Scan-Lösung sowie Output Server einschließlich Back-up-Lösung runden das Angebot ab. Ausschlaggebend waren das visionäre und individuell exakt angepasste Konzept, das die Parteien in engster Zusammenarbeit entwickelt haben.

 

Digitale Patientenakte beschleunigt und erleichtert Prozesse

Heute besteht die Druckinfrastruktur aus 500 Xerox ConnectKey Systemen und wird durch Zebradrucker für den Etikettendruck sowie Tallydrucker für die Erstellung von Durchschlagdokumenten ergänzt. Während die Dokumente, die z.B. in der Notaufnahme zu einem Patienten erstellt wurden, bislang manuell an die übernehmende Station weitergeleitet wurden, geschieht dies heute digital über die elektronische Krankenakte. In dieser werden viele Formulare bereits digital erfasst, papierbasierte Dokumente erhalten mit Hilfe der Etikettendrucker eine einschlägige Fall-ID und können, sobald die Dokumente ausgefüllt sind, durch das Personal an einem beliebigen Xerox System eingescannt werden. Eine Scan-Software von NSi legt die Informationen mit Hilfe der Fall-ID automatisiert und regelbasiert ab. Der übernehmenden Station stehen somit die aktuellen Informationen in Echtzeit digital zur Verfügung und sie hat gleichzeitig Zugriff auf die Patientenhistorie. Auch die Daten, die bei der Visite, bei Untersuchungen oder Operationen erfasst werden, liegen unmittelbar digital und somit von überall im Krankenhaus einsehbar vor, gleiches gilt für mitgebrachte Papierunterlagen aus vorherigen Aufenthalten beim Hausarzt oder anderen Krankenhäusern. Die somit vollständigen digital vorliegenden Informationen erleichtern den Ärzten und dem Pflegepersonal die Patientenbehandlung. Gleichzeitig ist dafür gesorgt, dass Abrechnungsmodalitäten – z.B. mit der Krankenkasse – zügiger ablaufen und weniger fehleranfällig sind. Mit Hilfe von rollen- bzw. personenbasierten Zugriffsrechten stellt das Klinikum den Schutz der sensiblen Daten sicher.

 

Werden bestimmte Informationen auch einmal in Papierform gebraucht, kann das Personal am PC den Ausdruck der jeweiligen Dokumente in Auftrag geben. Anschließend identifiziert sich der Mitarbeiter über seinen Mitarbeiterausweis an einem beliebigen Drucksystem und veranlasst damit den Ausdruck. So ist auch dafür gesorgt, dass sensible Dokumente niemals im Ausgabefach eines Drucksystems vergessen werden.

 

MPS-Lösung entlastet Personal und senkt Druckkosten

Eine Managed Print Services-Lösung (MPS) stellt darüber hinaus sicher, dass sich das Krankenhauspersonal nicht mehr mit der Beschaffung von Verbrauchsmaterialien beschäftigen muss. Die Systeme melden, wenn der Tonerstand 20 Prozent unterschreitet und die Kartuschen werden automatisiert bestellt und ausgeliefert. Das Gleiche gilt für die Einhaltung von Wartungszyklen und gegebenenfalls Reparaturen, die bislang der internen IT-Abteilung oblagen. Heute kümmert sich der Xerox Partner e-dox automatisch darum, so dass die IT-Abteilung massiv entlastet wird.

 

Der Rollout wurde im Dezember 2015 abgeschlossen. Insgesamt konnte das Klinikum seine Druckkosten bei erheblichen Prozessverbesserungen noch senken. Die Geräteanzahl hat sich halbiert und die Druckvoreinstellungen sorgen dafür, dass kostengünstig doppelseitig und in schwarz-weiß gedruckt wird. Farbdrucke oder einseitige Drucke sind zwar möglich, müssen aber zuvor eingestellt werden.

 

Tim Steckel, Leiter des Geschäftsbereichs Finanzen, Controlling und strategische EDV des Klinikums Ernst von Bergman: „Wir sind sehr froh, dass wir uns für die Lösung von Xerox und e-dox entschieden haben. Die Zusammenarbeit hat sehr gut funktioniert und die Lösung, die wir heute nutzen, ist wirklich beispielhaft für deutsche Kliniken. Wir konnten unsere Druckkosten senken, aber noch wichtiger sind die verschlankten, schnellen und einfachen Prozesse, die unsere Mitarbeiter entlasten. Mit der MDS-Lösung sind wir zukunftsweisend aufgestellt.“

 

Wie überzeugend die Lösung ist, zeigt sich auch daran, dass e-dox sie bereits in zwei weiteren Klinken implementiert hat. Ähnliche Projekte sind bereits in Arbeit.

 

Kategorien: Meldungen Anwender

Veröffentlicht von Elisabeth Vogt am 21. Dezember 2016 um 11:46 Uhr

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